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Casos/ Fundación Ventanas

13.000+pagos históricos migrados en seis semanas, con cada saldo cuadrado al peso.

Reemplazamos 18 años de Excel y WhatsApp por un portal de estudiantes: recibos leídos con IA, renovaciones, conciliación bancaria y reportes para donantes. 13.000+ pagos migrados, con cada saldo cuadrado al peso.

Cliente
Fundación Ventanas
Industria
Educación y organizaciones sociales
País
Colombia
Servicios
Software a la medida · Documentos y trámites · Agentes de IA
Alcance
Portal de estudiantes, pagos, conciliación y reportes para donantes
Construcción
Seis semanas

Pagos

13.000+

pagos históricos migrados

Estudiantes

441

estudiantes, con sus saldos cuadrados al peso

Historial

≈ COP 3.400 M

en pagos desde 2010

Tiempo

6 semanas

hasta producción

Fig. 01 — El portal de estudiantes

01El cliente

Una fundación educativa, sus estudiantes y sus donantes.

Fundación Ventanas trabaja en educación en Colombia. Su operación gira alrededor de los estudiantes, sus pagos y renovaciones, y los reportes que reciben los donantes.

02El reto

18 años de operación en Excel y WhatsApp.

Pagos, recibos, renovaciones y saldos vivían repartidos en hojas de cálculo y chats. Conciliar con el banco y preparar los reportes para donantes era trabajo manual.

Antes

18 años

de pagos y renovaciones en Excel y WhatsApp

03Lo que construimos

Cómo se conecta el proceso.

Estudiantes, pagos, recibos, cuentas y reportes, cada uno con sus reglas y conectado con los demás.

Toca cada pieza para ver qué construimos ahí.

  • Un agente de WhatsApp atiende a los estudiantes en el canal que ya usaban.

    Agente para estudiantes

    Con IA

Fig. 02 — Mapa del proceso de pagos de la fundación

Cinco sistemas en producción

  1. 01

    Portal de estudiantes

    Cuentas, pagos y renovaciones de cada estudiante en un solo lugar.

    441 estudiantes

  2. 02

    Lectura de recibos

    La IA lee los recibos de pago y extrae el valor y la fecha.

    Con IA

  3. 03

    Conciliación bancaria

    Cruza cada pago con el extracto del banco.

    Al peso

  4. 04

    Reportes para donantes

    Salen de los mismos datos del portal.

    Sin armarlos a mano

  5. 05

    Agente de WhatsApp

    Atiende a los estudiantes por WhatsApp.

    WhatsApp

04Cómo funciona

Un pago, del recibo al reporte.

La IA lee los recibos. Las reglas concilian. Una persona decide lo que no cuadra.

  1. 01LecturaLa IA lee el recibo de pago y extrae el valor y la fecha.Con IA
  2. 02RegistroEl pago queda en la cuenta del estudiante, junto a su historial.Automático
  3. 03ConciliaciónEl sistema concilia el pago con el extracto bancario.Automático
  4. 04RevisiónSi algo no cuadra, el pago no se asigna solo: lo decide una persona de la fundación.Una persona aprueba
  5. 05AtenciónEl agente de WhatsApp responde a los estudiantes.Con IA
  6. 06ReporteLos reportes para donantes salen de los mismos datos.Automático

05Resultados

Cada saldo cuadrado al peso, en seis semanas.

Pagos

13.000+

pagos históricos migrados

Historial

≈ COP 3.400 M

en pagos desde 2010, con cada saldo cuadrado al peso

Tiempo

6 semanas

de construcción hasta producción

Antes

18 años de pagos, recibos y renovaciones repartidos en Excel y WhatsApp.

Después

Un portal donde cada recibo se lee, cada pago se concilia y los reportes para donantes salen de los mismos datos.

06Tiempo y equipo

Construcción
Semana 1Semana 6

El portal pasó a producción en seis semanas, con más de 13.000 pagos históricos migrados.

07Tecnología

  • Lectura de recibos con IA
  • WhatsApp
  • Conciliación bancaria
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